ms word me mailing tab ka use - मेलिंग टैब का उपयोग कैसे करें

Ms word me mailing tab ka use

ms word me mailing tab ka use

मेलिंग टैब का उपयोग कैसे करें ?

दोस्तों mailing tab एक advance leble का tab होता है जिसके द्वारा लेटर या दस्तावेज को एक स्थान से दूसरे स्थान पर भेजा जा सकता है। दोस्तों ms word me mailing tab ka use के बारे में जानने से पहले हमें ऐ जान लेना चाहिऐ mailing tab क्या है ?

mailing tab क्या है

दोस्तों एक तो email होता है जिसे हम इलेक्ट्रानिक मेल कहते हैं दूसरा mail या mailing होता है। दोस्तों mailing का मतलब होता है जो हमारे घर मे लेटर , डाक चिठ्ठी, एक हार्ड कॉपी के रुप में आता है उसे हम mailing या mail करते हैं। 

ms word me mailing tab ka use

अक्सर बड़ी - बड़ी कंपनी में आपने देखा होगा की वहां एम्प्लायर अपने अलग - अलग एम्प्लोयी को अलग - अलग स्थानों पर किसी प्रकार के लेटर या कोई मेल को इकट्ठा 10000 से 20000 तक भेजना होता है तो उस स्थिति में मेल को एक - एक न भेजकर एक साथ 10000 -20000 लेटर को भेज देता है।  इसके पांच समूह होते हैं, Create , Start Mail Merge, Write & Insert fields, Preview Results, Finish।

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Mailing tab का उपयोग

दोस्तों mailing tab का उपयोग एम वर्ड में मेलिंग समूह के माध्यम से समझा जा सकता है।

Envelope और labels का उपयोग 

दोस्तों हम सभी जानते हैं कि हम delivery compny से कोई समान खरीदते हैं तो सामान में एड्रेस lebles लगा होता है। तो दोस्तों हम मान लेते हैं किसी कंपनी में काम करते हैं और हमें किसी लिफाफे पर एड्रेस प्रिंट करना हो या फिर कोई ऐसे लेबल या स्टीकर प्रिंट करना हो जिन पर हमे एक समान एड्रेस चाहये जिन्हे हम envelope पर या किसी और जगह चिपका सकते हो तो दोस्तों इस कार्य को envelope और labels की सहायता से आसानी से कर सकते हैं।

how to create envelope labels in word in hindi

Envelope कैसे बनाएं ?

Step-1) दोस्तों सबसे पहले हम mailing tab में  जाकर create group से envelope option पर क्लिक करेंगे। 

Step-2) दोस्तों क्लिक करने के बाद एक डॉयलॉग बॉक्स दिखाई देगा। उसमें हमें दो विकल्प दिखाई देगा। delivery address और return address. 

Step-3) दोस्तों delivery address में हमे जहाँ envelope को भेजना होता है उसके address को टाइप करते हैं और return address में जो envelope वापस आता है उसका एड्रेस लिखते हैं।

Step-4) अब दोस्तों right side पर envelope का साइज दिखाई देगा। अगर हमें envelope के साइज में कोई बदलाव करना है तो option पर क्लिक करके कर सकते हैं। 

Step-5) दोस्तों साइज पर क्लिक करते ही envelope preview दिखाई देगा जिसमें से एक को क्लिक करके ok कर देंगे। फिर add to document पर क्लिक कर देंगे। अब हमारा envelope तैयार हो जायेगा।

Lables कैसे बनाएं ?

इसके लिए दोस्तों lable पर क्लिक करेंगे और address option में जो भी एड्रेस लिखना है लिख सकते हैं। दोस्तों साइज का option यहां भी मिल जाता है जिसे एड कर लेंगे।

ms word me mail merge kya hai ?

दोस्तों mail merge की सहायता से हम व्यक्तिगत पत्र, पत्रों के लिफाफे के एड्रेस और mailing लिस्ट में लिखे प्रत्येक व्यक्ति के मेलिंग लेबल तैयार कर सकते हैं।

मेल मर्ज का उपयोग

दोस्तों मान लेते हैं हम किसी कंपनी के एम्प्लोयी हैं अगर हम किसी एक ही लेटर या लेबल को अलग - अलग एम्प्लोयी और अलग - अलग जगहों पर भेजना है तो हम उस जगह पर इस टैब का प्रयोग कर Mail merge के द्धारा भेज सकते हैं। अन्यथा आपको अधिक समय का नुकसांन हो जाता है।

mail merge steps in hindi

Step-1)दोस्तों सबसे पहले हम excel में लगभग 100-200 employees के लिस्ट उसके डिटेल के साथ बना लेंगे। 

Step-2) अब हम start mail merge, drap down menu पर क्लिक करें। क्लिक करते ही हमारे सामने कुछ विकल्प दिखाई देगें जिसमें से हमें लेटर भेजना है तो letter option पर क्लिक करेंगे। 

Step-3) अब दोस्तों लेटर का format अपने पेज पर बना लेंगे जिसमें हम किसी व्यक्ति का नाम और एड्रेस, प्रोफाइल नहीं डालना है। 

Step-4) Multiple letter तैयार करने के लिए select recipients option पर क्लिक करेंगे।

Step-5) दोस्तों इसके बाद हम use an existing list पर क्लिक करेंगे। दोस्तों इस विकल्प का प्रयोग हम इसलिए कर रहे हैं क्योंकि हम एम एस वर्ड में लेटर के फार्मेट को पहले ही तैयार कर चुके हैं।

Step-6) दोस्तों अब हमारे सामने फाइल का डायॅलाग बाक्स दिखाई देगा जिसमें से हमें उस excel file को सिलेक्ट करना है जिसमें हम employees का डिटेल तैयार करके रखा है।

Step-7) अब हम insert merge field पर क्लिक करेंगे और उसमें से हम लेटर के अनुसार field को, जो employees के डिटेल लिस्ट का हैडिगंस होता है उसे हम insert कर लेंगे।

 

Step-8) दोस्तों हमें देखने के लिय preview results पर क्लिक करेंगे जिससे हमारे लेटर में औटोमैटिक हैडिगंस डिटेल फिल हो जायेगा। 

Step-9) दोस्तों सभी employees जो excel में लिस्ट बनाई थी सभी के लेटर को देखना है तो राइट साइड में  एरो बटन पर क्लिक करके देख सकते हैं। 

Step-10) दोस्तों उन सभी 100-200 employees के लिस्ट को एक साथ प्रिंट करने के लिये finish merge, drap down से को सिलेक्ट करेंगे। 

Step-11) दोस्तों सिलेक्ट करते ही एक डॉयलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें हम all पर क्लिक करेंगे जिससे सारे लेटर प्रिंट हो जायेगा। दोस्तों अगर सिर्फ सिलेक्टेड लेटर को प्रिटं करना है तो current record पर या बीच से कुछ लेटर को प्रिटं करना चाहते हैं तो from-to option में रेंज डालकर ok पर क्लिक कर देंगे।

mail merge envelope printing in word hindi

दोस्तों इसी तरह एक ही बार में अलग-अलग व्यक्तियों के लिए अलग-अलग एड्रेस प्रिंट कर सकते हैं।

Step-1) दोस्तों इसके लिए हम start mail merge पर क्लिक करेंगे और फिर envelope पर क्लिक करेंगे जिससे एक डॉयलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें हम एड्रेस के साइज और फांट को सिलेक्ट करके ओक कर देंगे।

Step-2) दोस्तों हम select recipient option पर क्लिक करेंगे और उसके draw down से हम existing an list पर क्लिक करके excel file को सिलेक्ट कर लेंगे।

Step-3) दोस्तों अब हम insert merge field option पर क्लिक करेंगे जिससे सारे एड्रेस के डिटेल को एड कर लेंगे। देखने के लिए preview results पर क्लिक करेंगे और finish merge drap down पर क्लिक करके print document को सिलेक्ट करेंगे।