How to make employee attendance and salary excel sheet in
Hindi
एमएस इक्सेल में कर्मचारियों की सैलरी कैसे बनाएं-
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| How to make employee attendance and salary excel sheet in Hindi |
Ms excel, ms office का एक
अंकगणितीय और तार्किक गणना करने वाला एक महत्वपूर्ण पैकेज है। जिसका इस्तेमाल
व्यापारों या सरकारी कार्यालयों मे करते हैं या खुद के व्यक्तिगत खर्चे का हिसाब
रखने के लिए उपयोग मे लाते हैं। एमएस इक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जिसका
उपयोग सबसे अधिक होता है।
वैसे आज मैं सिखाने वाला
हूँ एमएस इक्सेल मे employee attendance and salary excel sheet कैसे बनाते हैं। तो आओ जाने –
How to make employee attendance with salary in ms excel
दोस्तों एमएस इक्सेल मे employee
attendance and salary excel sheet बनाने
से पहले इसमे include होने वाले headings
के बारे मे जानना बहुत ही जरूरी
है।
दोस्तों जब यह computerise सिस्टम नहीं था, तो कार्यालयों मे हिसाब-किताब एक systematic ढंग से नहीं, हाथों से करते थे, जिसमे समय बहुत लगता था और सही हिसाब हो भी नहीं पता था।
सैलरी स्लिप क्या है और यह क्यों और कैसे बनाते हैं ?
Salary slip-
Basic salary ( बेसिक सैलरी )-
बेसिक सैलरी कर्मचारी की
वे मूल वेतन होते हैं, जिसके आधार पर HRA,
TA, DA, PA अन्य attendance निर्धारित होते है, जो बेसिक सैलरी मे जुडते हैं।
Salary slip-
अब मै बताने वाला हूँ की सैलरी
स्लिप क्या है, सैलरी स्लिप किसी भी जॉब का एक कर्मचारी के लिए बहुत ही महत्वपूर्ण
दस्तावेज है, जो प्राइवेट और सरकारी क्षेत्रों में बनाए जाते हैं। सैलरी स्लिप को कर्मचारी
की सैलरी के साथ दिया जाता है, जिसमे सैलरी मे सामिल होने वाले या काटने वाले amount सामील होते हैं।
How to make employee attendance and salary excel sheet
in Hindi
Gross salary-
Gross सैलरी यानि कर्मचारी के सकल वेतन मे कुछ अतिरिक्त आय
सामिल होते हैं जैसे- ot- यानि over
टाइम और कुछ allowance (HRA, TA,
DA, PA) भी होते हैं।
In hand/net salary-
यह एक कर्मचारी का शुद्ध वेतन
या आय होता हैं, जो कर्मचारी को कंपनी द्वारा सारी कटौती के बाद मिलता है।
HRA- house
rent allowance
यह एक येसा खर्चा होता है, जो कर्मचारी को कंपनी या सरकार की ओर से रहने के लिए मिलता है। यह allowance बेसिक सैलरी का 50% तक मिल सकता है, प्रतिवर्ष किराये पर रहने वाले व्यक्ति खर्चा बेसिक सैलरी का 10% फीसदी घटाने के बाद जो बचता है, वह HRA है।
TA- travelling allowance
यह कॉम्पनी से मिलने वाला
एक येसा खर्चा होता है जो कंपनी अपने employee
को अपने काम के प्रति बाहर भेजना
है। यह सुबिधा उन कर्मचारियों को मिलता है जो कॉम्पनी के काम के लिए कंपनी से बाहर
business करने के लिए आते - जाते हैं और उनकी सैलरी in hand मिलती है।
ESI- Medical
allowance
यह कर्मचारी के बेसिक
सैलरी से कटने वाली सुविधा है, जो एक कर्मचारी को मेडिकल कवर के रूप मे देता है,
और कर्मचारी के हेल्थ कन्डिशन को बेहतर रखने के लिए कंपनी के ओर से उसके बेसिक
सैलरी से कटता है।
Pf- provident fund
Pf एक कर्मचारी के pf अकाउंट मे जमा होने वाला
वह राशि है जो कर्मचारी की बेसिक सैलरी से 12% कटता है। pf कर्मचारी
को मिलने वाला एक saving राशि होता है, जो रिटायर या नौकरी छोड़ने पर या
कर्मचारी द्वारा अपने आवश्यकतानुसार समय पर कंपनी से प्राप्त कर सकता है।
हैलो दोस्तों उपर्युक्त headings के बारे मे तो आप लोग समझ ही गए होंगे, जो employee
attendance and salary excel sheet बनाने
मे सहयोगी हैं। अब हम जानेंगे एक कर्मचारी के लिए employee attendance and
salary excel sheet कैसे बनाते हैं, जिसे एक-
एक स्टेप मे बताने वाला हूँ-
How to make employee attendance and salary excel
sheet in Hindi
स्टेप-1. सबसे पहले एमएस
इक्सेल को ओपन करेंगे।
स्टेप-2. Attendance sheet 3 से 4 सेल के ऊपरी हिस्से में शीट का टाइटल यानि नाम (employee
attendance and salary excel sheet) देंगे
और उसे मर्ज कर देंगे।
स्टेप-3. अब हम शीट की
हेडिंग बनाएंगे, कुछ इस प्रकार होंगे-
Emp. Id, Emp.
Name, Date of joining, Post
स्टेप-4. इतनी headings बनाने के बाद पोस्ट के अगले सेल में days, और date का ऊपर नीचे कुछ इस प्रकार heading बनाएंगे।
स्टेप-4. Date और days वाले column मे सप्ताह का नाम और 1-31 तक डेट डाल देंगे और present, absence, Half day, holyday, (P,A,O,H) कुछ इस प्रकार सेल में एंट्री कर लेंगे।
How to make employee attendance and salary excel sheet in Hindi
स्टेप-5. डेट
और डेज़ वाले headings के बाद basic
salary heading बनाएंगे और इसके अन्तर्गत
सभी employee की सैलरी एंट्री करेंगे।
स्टेप-6. बेसिक सैलरी के
बाद present, absence, Half
day, holyday, एक –
एक headings बनाएंगे और फिर कर्मचारियों की attendance निकलेंगे, जिसमे कुछ formulas
का इस्तेमाल करेंगे।
स्टेप-7. present, absence, Half
day, holyday,
निकालने के लिए फार्मूला कुछ इस प्रकार हैं। इसमे हम =countif का प्रयोग करेंगे।
=countif(range,critera)
=countif(f5:aj5,”p”)
inter
बिल्कुल इस तरह ही absence, Half day भी निकाल जाएगा।
Absence-
=countif(f6:aj6,”a”)
Half day- =countif(f6:aj6,”h”)
Off-
=countif(f6:aj6,””) खाली वाला सेल काउन्ट करने
के लिए इसका इस्तेमाल हम कर सकते हैं।
अगर हमे इन सभी वैल्यू को एक-एक काउन्ट न करके एक बार मे सारे वैल्यू को एक साथ निकालना हो, तो ctrl+d का इस्तेमाल करेंगे। यह शॉर्टकट तभी काम करेगा जब हम ऊपर वाली एक वैल्यू को फॉर्मूले का प्रयोग करके निकलेंगे। इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करने के लिए सबसे पहले ऊपर से नीचे तक सभी सेल को सिलेक्ट करेंगे फिर ctrl+d का इस्तेमाल करेंगे या फिर ड्रैग करके खींचकर या last वाले सेल पर दो बार क्लिक करके सभी वैल्यू को निकाल सकते हैं।
How to make employee attendance and salary excel sheet in Hindi
नोट- जैसे present निकाल रहे हैं तो p प्रयोग ही होगा। वैसे और सारे फार्मूला को
इस्तेमाल करेंगे। एमएस इक्सेल मे किसी भी प्रकार के फार्मूला का इस्तेमाल करने से
पहले = का साइन जरूर लगेगा।
स्टेप-8. अब Total paid days का एक heading
बनाएंगे और paid date को काउन्ट करेंगे, जिसका फार्मूला है - = P+A+O+H
स्टेप-9. अब
हम कर्मचारी की per day की सैलरी निकलेंगे और उसके लिए per day salary नाम की एक हेडिंग बनाएंगे, जिसे निकालने के लिए (=basic salary/31 inter) फार्मूला का प्रयोग करेंगे।
स्टेप-10. अब हमारी अगली heading, total
salary होगी। total salary निकालने के लिए सबसे पहले = लगाएंगे और फिर total paid day से per day
salary को multiply करेंगे। जिससे हमारी total
सैलरी निकाल कर आ जाए।
=ap6*aq6 inter
स्टेप-11. दोस्तों
अब हमारे शीट की अगली headings
(HRA, TA, DA, PA) की होगी, जिसके बारे मे हम
पहले भी चर्चा कर चुके हैं। HRA,
TA, DA, PA को निकालने के लिए कुछ फार्मूला
का उपयोग भी होता है, जिसे हम बहुत सरलता के साथ जानेंगे।
स्टेप-12. सबसे पहले हम HRA- house rent allowance की हेडिंग बनाएंगे और फिर HRA को निकालने के लिए =basic salary*2% फार्मूला का उपयोग करके HRA निकाल लेंगे।
How to make employee attendance and salary excel sheet in Hindi
स्टेप-13. इसके लिए सबसे
पहले हम TA- travelling allowance की हेडिंग बनाएंगे और फिर TA
को निकालने के लिए =basic
salary*3% फार्मूला का उपयोग करके TA
निकाल लेंगे।
स्टेप-14. इसके लिए सबसे
पहले हम ESI- Medical
allowance की हेडिंग बनाएंगे और फिर ESI को निकालने के लिए =basic salary*1.50% फार्मूला का उपयोग करके ESI निकाल लेंगे।
स्टेप-15. इसके लिए सबसे पहले हम Pf- provident fund की हेडिंग बनाएंगे और फिर Pf को निकालने के लिए =basic salary*12% फार्मूला का उपयोग करके Pf निकाल लेंगे।
स्टेप-16. अब हम gross सैलरी की हेडिंग बनाएंगे, जिसके बारे मे भी हमने ऊपर बता दिया
है। gross सैलरी gross
सैलरी को निकालने के लिए total salary+hra+ta
(=ar+as+at) को जोड़ लेंगे। इसके लिए कुछ
इस प्रकार फार्मूला लाएंगे।
स्टेप-17. अब हमारी आखिरी heading होगी in hand
salary जिसे निकालने के लिए gross salary से pf और esi
amount को – (=aw-av-au ) कर देंगे।
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